東京都渋谷区の代々木公園。原宿駅から徒歩3分とアクセス良好です。
公園内にはソメイヨシノ、オオシマザクラやヤマザクラが約600本植えられていてこれからの桜の季節は多くの人々がお花見を楽しめる憩いの場所です。
子どもたちが楽しめるような通常公園に設置してある遊具はありませんが毎週と言っていいほどイベントも多く開催されているので賑やかな公園と言えます。
イベントの多い代々木公園ですがどのようにしてイベントは執り行われているのでしょうか？
代々木公園は都立公園
代々木公園は東京都建設局が所管している都立公園です。
イベントで使用するためには東京都建設局から許可をもらう必要がいくつかのステップを踏まなければなりません。
東部公園緑地事務所管理課に電話で事前相談
都立公園で実施できる内容のイベントなのか必ず電話で確認しなければなりません。
都立公園では原則として公共目的のイベントのみ開催できます。
公共性が保てているか確認するため国や地方公共団体の後援名義の取得が必要です。
仮申し込み提出で仮予約
「公園広場等の使用仮申込書」を提出し都立公園の中で希望する公園を仮予約します。
申込書は公園使用を希望する日の13カ月前の1日から受付が開始され、使用期間はイベント当日だけではなく設営日や撤去日を含めて申請します。
(例：2020年の3月18日に使用したい場合は2019年2月1日から受付開始)
上記のような必要事項を記入した申込書を代々木公園サービスセンターまで持参します。
他の都立公園を希望する場合は東部公園緑地事務所窓口まで持参またはFAXで提出します。
必要書類を作成して企画内容の詳細会議
申込書を提出する前に使用許可条件を確認しながら詳細会議を行います。
事前の協議なく使用の許可申請書が提出されていて許可条件をクリアしていることが確認できない場合は
申請を受理することができない場合があるので企画の時点で早めに行う必要があります。
また開催を予定しているイベント内容によっては消防署、
保管所や警察署などの各区役所の関連機関へ届出や許可が必要になるケースがあります。
またイベント会社にイベント運営を委託している場合は主催者と委託されているイベント会社のそれぞれが詳細会議に参加しなければなりません。
また事務所の会議とは別に現地にて管理所職員と打ち合わせ行う必要があります。
許可書の提出(本申請)をする
遅くとも使用期間の1カ月前までに必要書類を提出します。
代々木野外ステージなどの代々木公園のみにある施設の許可を取る場合必要書類が追加されます。
使用許可の通知受け取り・納付をする
本申請した後休日を除いた約20日以内に使用許可の決定がされます。
連絡され次第代々木サービスセンターにて速やかに納入通知書を受け取り通知書発行の15日以内、もしくは公園利用日前日までに金融機関で使用料を納付します。
領収日付印が押された振込領収書を第代々木サービスセンターまで持参・提示
ここではじめて使用許可書が発行されるので受け取ります。
設営・イベント当日・撤収
公園管理所で許可書を提示し諸注意や説明を受けたのちに設営を開始しイベント当日を迎えます。終了後も公園管理所の確認を受けて全行程が終了します。
このように代々木公園でイベントを行うには念入りな事前準備が必要と言えます。
人が集まる人気の公園ということもあり競争率が高くハードルも高いですが
それだけ多くの人々が安心して楽しめるイベントが開催されていると言えるでしょう。
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